callo11 @ nona75 Grand événement avec les Tetrix

Grand événement avec les cubes Tetrix

Tous les 30 ans, les Néo-Zélandais prennent un moment, en tant que nation, pour réfléchir à leur système éducatif. 2018 a marqué l’un de ces rares jalons, point de départ de nouvelles ambitions. Et nous avons eu la chance d’en faire partie.

Sous la direction du Ministre de l’Éducation, une consultation nationale a été organisée, invitant toutes les communautés à exprimer leurs convictions sur l’avenir de l’éducation. Le sujet ne se limitait pas à la scolarité des enfants, mais envisageait plutôt l’éducation comme un projet tout au long de la vie, sans distinction d’âge, de genre ou de race.

Ce projet ambitieux d’un an a débuté par deux grandes sessions de lancement. Des Néo-Zélandais de tous horizons ont été invités à initier le débat et à créer une dynamique avant de retourner dans leurs communautés pour diffuser le message.

Openfield a été chargé de concevoir et de réaliser ces deux sessions. Nous avons été impliqués dans ce projet extraordinaire dès le début – merci de nous avoir fait confiance une fois de plus.

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Organiser des événements d’une telle envergure comporte son lot de défis :
– Les lieux étaient très vastes (le premier était une arène !), froids et peu accueillants. Nous devions structurer l’espace pour créer une expérience chaleureuse et maintenir l’énergie des participants concentrée.

– Nous voulions que les 800 participants s’impliquent activement, travaillent, esquissent et partagent leurs idées et résultats. Il nous fallait une solution évitant le recours à de nombreux meubles, afin de réduire les coûts et d’améliorer la modularité.

– Enfin, nous voulions que ce jalon important soit mémorable. Avec autant de participants, nous ne pouvions pas créer une expérience à taille humaine, qui aurait été masquée par les premiers rangs. Il fallait que cela soit grand et assez haut pour être visible par tous.

Pour relever ces trois défis, nous avons utilisé 1000 cubes Tetrix et 100 iPads équipés de l’application WorkshopTM.

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→ Structurer l’espace

Pour maximiser les discussions, nous avons décidé de diviser le lieu en quatre espaces indépendants. Chaque zone était délimitée par des cloisons élégantes construites avec les cubes. À l’entrée, nous avons créé de grandes portes encadrées de dessins colorés. Encadrer l’espace a considérablement amélioré l’expérience globale, de l’orientation à la rétention de l’énergie.

Les cubes nous ont offert une grande liberté de création, permettant de construire presque toutes les formes, partout.

Ils ont été livrés sur palettes la veille de la session, ce qui a permis de les déplacer facilement et d’économiser du temps et de l’énergie.

L’espace prend forme.

Une zone délimitée par des cloisons de cubes. On peut voir à l’arrière que les cloisons sont également utilisées à des fins d’affichage.

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→ Des outils collaboratifs

Nos objectifs pour ces deux sessions étaient d’assurer un niveau de collaboration élevé (malgré le grand nombre de participants) et de rester fidèles à nos principes écologiques (en limitant les déchets et en privilégiant les événements sans papier).

Les participants travaillaient en petits groupes de 6 à 8 personnes pour maximiser les échanges. Chaque groupe disposait d’une table blanche et d’un iPad. 

La table blanche présentait de nombreux avantages : les participants, assis au même niveau, pouvaient tous prendre un stylo et commencer à dessiner spontanément. Cela brisait le schéma traditionnel où une seule personne prend des notes pour le groupe.

Les petits groupes utilisaient de petites tables (deux cubes seulement), ce qui rapprochait les participants et empêchait de parler trop fort, maintenant ainsi l’énergie concentrée.

Configuration d’un groupe : sept participants autour d’une table blanche de deux cubes et un iPad.

Participants en train de dessiner sur une table blanche avec un iPad affichant la consigne.

Quelques participants ont créé leur propre espace. Un exemple parfait de la manière dont les cubes renforcent l’autonomie et l’engagement.

Nous avons également utilisé les cubes de différentes manières pendant l’événement, prouvant ainsi leur polyvalence.

Ils ont servi de “table basse” sur scène.

Des poteaux d’information répartis dans l’espace.

Ainsi qu’une boîte à feedback.

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→ Créer un impact émotionnel

Pour un public aussi large, nous avons imaginé trois grandes sculptures aux fonctions différentes :

1. Un mur de connaissances statique, de plus de 10 mètres de long et 2,4 mètres de haut, permettant aux participants de laisser des messages et du feedback.

2. Un totem central, plus petit, affichant les idées et résultats des participants.

3. Un phare de 4 mètres de haut, illuminé au sommet, servant de point de ralliement emblématique pour marquer les esprits.

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Ce projet a été à la fois intimidant et exaltant. Intimidant en raison des défis logistiques (créer une infrastructure sans fil pour 800 participants et transporter 1000 cubes en Nouvelle-Zélande d’une ville à l’autre). Exaltant grâce aux personnes talentueuses et passionnées qui nous entouraient.

Ces deux sessions ont été un immense succès…
Rendez-vous dans 30 ans ! 😉

Pour en savoir plus sur l’environnement comme levier de facilitation, vous pouvez consulter mes autres articles :
Signalétique démesurée et lettrage géant
Combien faut-il de cubes Tetrix?